1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Fenica Srl, Via Palmanova 11, 47921 Rimini (RN), Italia, P. IVA IT04563250408.
Email: [email protected]
PEC: [email protected]
2. Ambito dell'informativa
La presente informativa riguarda i dati personali trattati attraverso il sito fenica.ai e, quando l'utente utilizza o richiede i servizi Fenica, i dati necessari alla gestione delle relative comunicazioni, richieste commerciali e funzionalità software.
3. Categorie di dati trattati
- dati tecnici e di navigazione, quali indirizzo IP, data e ora della richiesta, browser e log tecnici;
- dati identificativi e di contatto comunicati volontariamente, quali nome, cognome, email e telefono;
- contenuti di richieste, conversazioni e comunicazioni inviate attraverso i canali supportati;
- dati relativi a preventivi, prenotazioni, servizi alberghieri e operazioni richieste dall'utente quando necessari all'erogazione del servizio;
- ulteriori informazioni eventualmente comunicate volontariamente dall'interessato.
Si invita a non trasmettere dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell'art. 9 GDPR salvo quando strettamente necessario e previsto dalla specifica funzionalità richiesta.
4. Finalità e basi giuridiche
Funzionamento e sicurezza
Gestione tecnica del sito, sicurezza dei sistemi, prevenzione di abusi e gestione dei log. Il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento dei propri sistemi.
Richieste di informazioni, demo e contatti
I dati forniti dall'utente possono essere utilizzati per rispondere a richieste informative, commerciali, di assistenza o di dimostrazione del servizio. La base giuridica è l'esecuzione di misure richieste dall'interessato o precontrattuali.
Erogazione dei servizi Fenica
Quando l'utente utilizza i servizi Fenica, i dati possono essere trattati per gestire comunicazioni, funzionalità di intelligenza artificiale, preventivi, prenotazioni, automazioni, centralino VoIP, integrazioni e altre funzioni configurate dal cliente. La base giuridica è l'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali.
Obblighi di legge
I dati possono essere trattati per adempiere obblighi amministrativi, fiscali, contabili o normativi.
Tutela dei diritti
I dati possono essere trattati quando necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto di Fenica Srl.
5. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari a una determinata richiesta o servizio è necessario per poterla gestire. Il mancato conferimento può impedire a Fenica di rispondere alla richiesta o fornire la relativa funzionalità.
6. Intelligenza artificiale e sistemi automatizzati
Alcuni servizi Fenica utilizzano sistemi di intelligenza artificiale per comprendere richieste, generare risposte e supportare l'esecuzione delle funzionalità configurate.
L'utilizzo di sistemi automatizzati avviene nell'ambito delle finalità e delle istruzioni previste dal servizio. Eventuali trattamenti che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato saranno gestiti nel rispetto della normativa applicabile.
7. Chiamate vocali, registrazioni e trascrizioni
Quando una struttura ricettiva utilizza Fenica AI Voce, le chiamate possono essere registrate e trascritte quando tale funzionalità è attivata. L'interessato viene informato della registrazione all'inizio della chiamata.
Registrazioni audio e trascrizioni possono contenere dati identificativi e di contatto, informazioni relative a richieste, preventivi, prenotazioni e servizi alberghieri, nonché altri dati comunicati volontariamente durante la conversazione.
Il trattamento può essere effettuato per gestire la richiesta e fornire il servizio, garantire sicurezza e continuità operativa, documentare le operazioni eseguite e, quando previsto sulla base giuridica applicabile, verificare e migliorare la qualità del servizio.
Registrazioni e trascrizioni sono accessibili esclusivamente ai soggetti autorizzati e agli eventuali fornitori tecnici necessari all'erogazione del servizio, secondo i rispettivi ruoli privacy.
I dati sono conservati per il periodo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e secondo le configurazioni applicabili al servizio, quindi cancellati o resi anonimi quando non più necessari, salvo obblighi di legge o necessità di tutela di diritti.
L'interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i propri diritti sulle registrazioni e sulle trascrizioni scrivendo a [email protected].
8. Destinatari dei dati
I dati possono essere trattati dal personale autorizzato di Fenica Srl e, quando necessario all'erogazione del servizio, da fornitori di infrastrutture hosting e cloud, servizi tecnologici e di intelligenza artificiale, servizi di comunicazione, telefonia, posta elettronica e integrazioni con sistemi gestionali o piattaforme utilizzate dal cliente.
Tali soggetti operano, secondo i rispettivi ruoli, quali responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR oppure quali autonomi titolari. L'elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto a [email protected].
9. Trasferimenti verso Paesi terzi
Qualora l'erogazione di uno specifico servizio comporti il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, Fenica Srl verifica l'esistenza delle condizioni e delle garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR, secondo il servizio e il fornitore effettivamente utilizzati.
10. Conservazione
I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per cui sono trattati, tenendo conto della durata del rapporto, delle richieste dell'interessato, delle esigenze tecniche e di sicurezza e degli obblighi previsti dalla legge.
I dati soggetti a obblighi amministrativi, fiscali o contabili sono conservati per i termini previsti dalla normativa applicabile.
11. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati.
Quando il trattamento è basato sul consenso, l'interessato può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a [email protected] oppure tramite PEC a [email protected].
12. Reclamo all'Autorità di controllo
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o ad altra Autorità di controllo competente secondo la normativa applicabile.
13. Dati trattati per conto degli hotel clienti
Quando Fenica tratta dati personali nell'ambito dei servizi forniti a un hotel o ad altra struttura ricettiva per conto di tale cliente, la struttura può operare quale Titolare del trattamento e Fenica Srl quale Responsabile del trattamento, secondo gli accordi applicabili.
Per i trattamenti effettuati direttamente dalla struttura ricettiva restano applicabili le informative privacy fornite dalla struttura stessa.
14. Cookie e tecnologie similari
Le informazioni relative a cookie e tecnologie similari sono disponibili nella Cookie Policy.
15. Modifiche
Fenica Srl può aggiornare la presente informativa in conseguenza di modifiche normative, tecniche o dei servizi. La versione vigente è quella pubblicata in questa pagina.